Vivimos en plena era digital donde las nuevas tecnologías tienen un gran impacto en el funcionamiento de las empresas. Big data, IoT (internet of things), inteligencia artificial o realidad virtual, son algunas de estas tecnologías que se aplican a muchos procesos de negocio para conseguir alcanzar sus objetivos y mejorar los productos y servicios que ofrecen a sus clientes y clientes potenciales. A continuación, veremos casos de uso RPA, una tecnología por la que cada vez apuestan más empresas, pues mejoran de forma notable sus servicios y el funcionamiento y eficiencia de muchos de sus procesos diarios.
¿Qué es RPA?
La automatización robótica de procesos o RPA (Robotic Process Automation) es una tecnología basada en software que tiene como objetivo facilitar tareas digitales, utilizando para ello la automatización de procesos. Cuando hablamos de RPA, lo estamos haciendo de la creación de bots (robots creados por software) que tienen la capacidad de aprender, imitar y ejecutar distintas acciones en beneficio de la empresa.
La inteligencia artificial es una tecnología clave a la hora de desarrollar RPA, pues permite que los bots puedan aprender, comprender y tomar decisiones por sí mismos, para automatizar muchas de las tareas y procesos que realizan las empresas en su día a día.
Casos de uso de RPA
La automatización robótica de procesos es un sistema muy popular en la actualidad, pues las empresas pueden implementarlo para distintos usos dentro de su negocio. Veamos algunos de los casos habituales en los que la empresa utiliza RPA para mejorar su funcionamiento y resultados.
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Servicio al cliente
Para el departamento de recursos humanos el uso de la robotización de procesos es una herramienta fundamental para mejorar el servicio de atención al cliente. Una de las formas más comunes en las que podemos encontrar RPA aplicada es en los chats inteligentes (chatbots) que proporcionan las empresas en sus plataformas web para dar respuestas precisas e inmediatas a los usuarios.
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Gestión administrativa
Aplicar RPA en la gestión administrativa es una tarea muy interesante por la que apuestan muchas empresas. Automatizar muchos de estos procesos, como la creación de albaranes y pedidos, o la realización de pedidos de compras, acelera estos procesos, libera tiempo al personal y elimina o minimiza los errores cometidos.
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Confección de nóminas
Uno de los procesos más importantes dentro de la empresa es la confección de nóminas, pues está directamente relacionado con la remuneración que perciben periódicamente sus trabajadores.
Con RPA las empresas pueden verificar que la consistencia de la información que manejan a la hora de confeccionar las nóminas es correcta y fiable, garantizando que los trabajadores reciban su sueldo de manera correcta (aumenta la motivación y satisfacción del personal de la empresa).
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Estudio de la competencia
Otra de las aplicaciones habituales de la tecnología RPA es para el estudio y análisis de la competencia. Por ejemplo, muchas empresas implementan sistemas RPA para realizar estudios de los precios de sus productos y servicios en el mercado. Con la información obtenida, pueden tomar mejores decisiones a la hora de marcar sus precios, consiguiendo una oferta más atractiva y real para los consumidores.
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Procesos selectivos
Cuando una empresa comienza un proceso selectivo, su objetivo es el de atraer talento para poder seleccionar a la persona ideal para desempeñar las funciones de un puesto de trabajo que tiene vacante.
La aplicación de RPA es este tipo de procesos de selección del personal puede abarcar la mayoría de las tareas que se llevan a cabo, acelerando el proceso y consiguiendo que la empresa contrate finalmente al candidato que mejor cumpla con los requisitos del puesto de trabajo.
Cuáles son las ventajas de RPA
Con RPA las empresas automatizan muchas de sus tareas con el objetivo de beneficiarse de una serie de ventajas, como por ejemplo:
- Mayor fiabilidad. Automatizar procesos dentro de una empresa implica evitar la participación humana, por lo que se eliminan los errores típicos que se producen cuando una tarea se realiza de forma manual. RPA es sinónimo de fiabilidad y eficiencia.
- Total disponibilidad. Cuando una empresa implementa un RPA para automatizar una tarea, está apostando por una tecnología que tiene una total disponibilidad. Por ejemplo, si la empresa ofrece un chatbot en su e-commerce para atender preguntas e incidencias de sus clientes, el servicio estará disponible 24/7, para que los usuarios o clientes puedan acceder a él a cualquier hora del día, cualquier día de la semana.
- Liberar tiempo al personal. La automatización de tareas con RPA libera tiempo a los trabajadores, que pueden dedicarse a funciones más importantes o que generen más valor a la empresa.
- Reducción de costos. Los procesos automatizados de RPA consiguen reducir los costos en muchos aspectos (necesidad de menos personal, reducción de los errores, aceleración de los tiempos…).
- Mejorar la experiencia de usuario. Los clientes de la empresa verán satisfechas sus necesidades y expectativas si se utilizan sistemas RPA que aceleren y mejoren la calidad de los servicios recibidos.
- Mayor rendimiento. Los sistemas RPA ofrecen un alto retorno de la inversión o ROI, es decir, que, con una inversión baja, se consigue reducir los costes y obtener mayores beneficios (mayor rentabilidad del negocio).
- Mejorar las capacidades analíticas. Las empresas que utilizan la automatización robótica de procesos manejan información fiable y en tiempo real, por lo que pueden tomar decisiones más rápidas y fiables.
Hemos visto distintos casos de uso de RPA en una empresa, desde la aplicación en la mejora de la atención al cliente, pasando por los procesos selectivos, hasta la comparativa de precios o la automatización de tareas administrativas.
La automatización robótica de procesos se basa en la creación de bots de software que son capaces de realizar tareas de manera independiente e inteligente, acelerando el funcionamiento de la empresa, reduciendo el número de errores y liberando tiempo para que los trabajadores puedan centrarse en otras tareas de mayor valor para el negocio